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办公用品的保管与发放
雅森商城 / 2015-03-23

                                         办公用品的保管与发放

          办公用品进库后,必须保存在安全的地方并有序摆放,以防物品损坏、浪费或失窃,还要消除事故和火灾隐患,但当需要时又很容易找到。

1.库存保管中应采取的措施

(1) 储藏间或物品柜要上锁,保证安全,减少丢失,储藏需要的面积取决于单位的大小。

(2) 各类物品要清楚地贴上标签,表明类别和存放地,以便能迅速找到物品。

(3) 新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去,以保证物品不会因为过期而不得不销毁。

(4) 体积大、分量重的物品放置在最下面,以减少和避免从架子上取物时发生事故的危险。

(5) 小的、常用的物品,如订书钉盒,应放在较大物品的前面,以便于见到和领取。

(6)储藏间要有良好的通风,房间要保持干燥。

(7)储藏办公用品处应有良好的照明,以便于找到。

2.办公用品的发放

(1)建立严格的发放登记制度和严格的审批手续。

① 文具消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用基准(如圆珠笔每月每人发放两支),随部门或人员的工作状况调整发放时间。

② 文具消耗品限定人员使用,自第三次发放起以旧品替换新品,但纯消耗品(如铅笔、A4纸等)不在此限。

③ 新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡,人员离职时将剩余文具一并交还。

④ 各工作岗位设立耐用办公用品档案卡,由秘书部门定期检查使用情况,如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。

(2) 制定严格的发放登记制度和有效的办公用品节约制度。

① 固定在特定的时间发放办公用品,秘书除了审核物品申请单以外,还要记好办公用品和易耗品出货记录。内容包括物品名称、编号、申领部门、发货人、数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、出货日期等。

② 物品的保管、储存要符合本组织制定的规定和要求。

③ 保管好进货、存货和发放办公用品的记录和资料。

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